Certificats médicaux : nouvelles règles pour les employeurs au Québec

Le 9 octobre 2024, le projet de loi 68 (« PL 68 »), intitulé Loi visant principalement à réduire la charge administrative des médecins, a été adopté. Il modifie le droit de gérance des employeurs en matière de justification des absences, en interdisant leur droit d’exiger un certificat médical dans plusieurs situations. L’objectif du législateur est de réduire la pression administrative sur le système de santé.

Cadre légal avant la réforme

Avant le PL 68, la Loi sur les normes du travail (« LNT ») permettait à l’employeur de demander un document attestant les motifs d’une absence, si les circonstances le justifiaient, par exemple en raison de la durée ou du caractère répétitif de l’absence. Le refus injustifié du salarié de présenter un tel document pouvait être un motif valable pour l’imposition d’une mesure administrative ou disciplinaire.

Changements apportés par le PL 68

Depuis le 1er janvier 2025, l’article 79.2 de la LNT interdit aux employeurs d’exiger tout type de document justificatif, y compris un certificat médical, pour les 3 premières absences de courte durée (3 jours consécutifs ou moins) sur une période de 12 mois. Cette interdiction s’applique aux absences liées aux motifs suivants : i) maladie; ii) accident; iii) don d’organes ou de tissus, iv) violence conjugale ou à caractère sexuel; ou v) acte criminel. 

Également, en ce qui concerne les absences pour raisons familiales, l’employeur ne peut plus demander de certificat médical, sauf dans certains cas, qui seront énoncés ci-après.

Selon les commentaires du ministre du Travail, ce « calcul des absences [doit débuter] à compter de la première absence au cours d’une année plutôt qu’à compter du 1er janvier de chaque année ».

L’employeur peut exiger un document justificatif dans les cas suivants :

• À partir de la quatrième période d’absence de courte durée sur une période de 12 mois;
• Pour toute absence dépassant trois jours consécutifs, même s’il s’agit de la première absence de l’année.

En cas de contravention, des dispositions pénales peuvent s’appliquer. Aussi, ces articles sont d’ordre public : ils ont préséance sur tout contrat, politique ou convention collective.

L’interdiction pour l’employeur d’exiger un document justificatif s’applique aussi aux employeurs et salariés du secteur de la construction.

Finalement, pour tout motif d’absence autre que ceux mentionnés précédemment, le PL 68 autorise les employeurs à exiger un document justificatif.

Répercussions sur les employeurs

Les modifications législatives obligent les employeurs à revoir leurs politiques internes. 

Néanmoins, ils conservent le droit de demander des documents justificatifs pour les absences plus longues ou répétitives. Ils peuvent également mettre en place des mesures pour prévenir les abus, comme des politiques claires et des procédures disciplinaires appropriées.

Solutions de rechange aux certificats médicaux

Les règles liées aux absences pour raisons familiales sont différentes. Ces absences surviennent pour remplir des obligations relatives à la garde, à la santé ou à l’éducation de son enfant ou de l’enfant de son conjoint, ou en raison de l’état de santé d’un membre de sa famille ou d’une personne pour laquelle le salarié agit comme proche aidant. Bien que les employeurs n’aient plus le droit d’exiger un certificat médical, ils peuvent demander d’autres types de documents justificatifs, comme un reçu de pharmacie prouvant l’achat d’un médicament prescrit ou un reçu de stationnement d’une clinique.

Rappelons que la personne salariée « doit aviser l’employeur de son absence le plus tôt possible et prendre les moyens raisonnables à sa disposition pour limiter la prise et la durée du congé » (article 79.7 de la LNT).

Recommandations pour les employeurs

Afin de se conformer aux nouvelles dispositions législatives, les employeurs devraient prendre les mesures suivantes :

• Mettre à jour leurs politiques internes concernant la gestion des absences;
• Former les gestionnaires et le personnel des ressources humaines sur les nouvelles règles;
• Établir des procédures pour documenter les absences et les documents justificatifs fournis, tout en respectant la vie privée des employés;
• Rencontrer les employés en cas de doutes ou de questionnement.

Conclusion

Le PL 68 représente un changement important dans la gestion des absences en milieu de travail au Québec. 

Malgré l’intention du législateur de préserver un équilibre entre les droits des travailleurs et les besoins des employeurs, il est essentiel pour les employeurs de s’adapter à ces nouvelles règles afin d’assurer une gestion efficace des absences et de prévenir les abus.