Nouvelle Loi sur les contrats des organismes municipaux : comment sécuriser vos soumissions

 Quels sont les nouveaux processus préalables aux appels d’offres municipaux? 

La LCOM met à la disposition des organismes municipaux trois processus préalables facultatifs : 

1. Appel d’intérêt : cette démarche permet à une municipalité de mieux connaitre le marché avant de lancer un appel d’offres, notamment pour comprendre les solutions disponibles. Elle doit être réalisée par l’entremise du Système électronique d'appel d'offres (« SEAO »); 
2. Homologation de biens : ce processus sert à vérifier à l’avance si certains produits répondent aux exigences techniques de la municipalité. Il permet ensuite d’établir, pour une période limitée, une liste de biens déjà approuvés avant leur achat; 
3. Qualification d’entreprises : ce mécanisme permet de présélectionner, pour une durée limitée, des entreprises jugées aptes à réaliser de futurs contrats. Il aide ainsi à réduire les risques liés au choix d’un fournisseur inadéquat. Les candidatures doivent être évaluées par un comité de sélection. 

 La fin du plus bas soumissionnaire comme procédure d’attribution par défaut 

Sous le régime antérieur, la procédure d’attribution d’un contrat était par défaut celle du prix proposé le plus bas, à moins de prévoir une autre procédure spécifique.  

La LCOM modifie cette logique en prévoyant que les organismes municipaux doivent désormais choisir, parmi huit procédures d’attribution, celle qui sera utilisée pour attribuer un contrat.  

Cette réforme introduit d’ailleurs un nouveau mode d’attribution, soit l’octroi du contrat suivant une demande de prix à l’attention des entreprises qualifiées. En tant qu’entrepreneur ou fournisseur, il convient d’être attentif aux processus préalables de qualification qui peuvent être lancés par les organismes municipaux, puisque certains appels d’offres pourront être réservés exclusivement aux entreprises préqualifiées, lesquelles seront les seules invitées à soumissionner. 

De nouveaux critères d'évaluation des soumissions : ce qui change concrètement 

L’un des apports significatifs de la LCOM réside dans l’assouplissement des règles relatives aux critères d’évaluation des soumissions.  

Un critère est désormais considéré valide dès lors qu’il présente un lien logique avec l’objet du contrat, sans qu’il soit nécessaire qu’il porte exclusivement sur les caractéristiques intrinsèques du bien ou du service. La loi reconnaît en outre la possibilité pour les organismes municipaux de tenir compte de l’ensemble du cycle de vie du bien, du service ou des travaux, ce qui inclut notamment  :  

• Les stades de recherche et développement; 
• Les phases de conception et de réalisation;  
• L’utilisation ou la maintenance, ce qui peut inclure les enjeux liés à l’entretien et à la durabilité; 
• La fin de vie. 

En pratique, cette évolution permet aux municipalités d’intégrer des exigences plus larges dans leurs documents d’appel d’offres, notamment en matière de développement durable ou de performance environnementale. Par exemple, l’organisme municipal pourrait établir des critères dans son appel d’offres en lien avec le cycle de vie du projet et accorder un pointage plus élevé aux soumissionnaires qui sont en mesure d’utiliser des matériaux plus écoresponsables, ou qui proposent une solution de recyclage des matériaux issus de la démolition. 

D’ailleurs, les politiques d’acquisition responsable deviennent un contenu obligatoire du règlement sur la gestion contractuelle dont doivent se doter les organismes municipaux. 

Pour les entrepreneurs et fournisseurs, cela implique que :  

• la qualité de la soumission ne se limite plus uniquement à la conformité technique;  
• la capacité à démontrer une valeur ajoutée devient déterminante;  
• la structuration interne (certifications, pratiques, politiques ESG) peut constituer un avantage concurrentiel. 

Dans ce contexte, la conformité des soumissions requiert plus que jamais une attention particulière de la part des soumissionnaires qui doivent s’assurer de respecter les critères d’admissibilité et de conformité, en plus de répondre aux nouveaux critères qui peuvent impliquer des démonstrations détaillées et innovantes. 

Les nouveaux outils qui favorisent une évaluation qualitative des soumissions 

La LCOM introduit ou formalise plusieurs mécanismes susceptibles d’influencer directement l’évaluation des soumissions.  

La marge préférentielle  

Ce mécanisme permet à un organisme municipal d’accorder un avantage pouvant atteindre 10 % lors de l’évaluation des soumissions en fonction de critères prédéterminés. Cette marge constitue un levier important pour favoriser certaines caractéristiques, notamment la qualité des biens ou des travaux, les pratiques environnementales et la conformité à des normes reconnues.  

Le coût total d’acquisition  

La loi permet également aux organismes municipaux de prévoir dans leur appel d’offres, qu’ils vont tenir compte de certains coûts additionnels liés à l’acquisition du bien et qui devront être assumés pendant sa durée de vie utile. Ainsi, dans l’analyse de la soumission la plus avantageuse, l’organisme municipal pourra considérer le coût total d’acquisition d’un bien, soit la combinaison du prix initial soumis auquel s’ajoute les coûts additionnels quantifiables prévus, tel que les frais d’installation, d’entretien, de soutien, de formation et frais technologiques associés, par exemple. 

L’importance accrue de l’historique contractuel  

La LCOM prévoit de nouveaux motifs permettant de rejeter une soumission en fonction du comportement antérieur de l’entreprise. Un organisme municipal peut ainsi refuser une soumission lorsque l’entreprise a, au cours des deux années précédentes : 

• omis de donner suite à une soumission ou à un contrat;  
• fait l’objet d’une résiliation pour défaut;  
• reçu une évaluation de rendement insatisfaisant.  

Cette évolution renforce l’importance stratégique de la gestion contractuelle et de la documentation des relations avec les donneurs d’ouvrage publics. La prise en compte de la résiliation antérieure d’un contrat est une nouveauté en matière municipale qui n’existait jusqu’ici qu’à l’égard de la loi provinciale. Cela signifie que le motif de résiliation d’un contrat revêt donc une importance certaine en ce qu’elle peut entrainer l’inadmissibilité à soumissionner auprès du corps municipal pendant 2 ans.   

Comment les entrepreneurs peuvent-ils mieux préparer leurs soumissions? 

La LCOM modifie de façon subtile, mais importante, le droit des contrats municipaux en transformant la manière dont les entrepreneurs doivent aborder les appels d’offres, compte tenu des nouveaux facteurs que les municipalités pourront prendre en compte et intégrer à leurs documents d’appel d’offres.  

Désormais, la réussite d’une soumission repose sur un équilibre entre :  

• une conformité rigoureuse aux exigences administratives;  
• une compréhension fine des critères d’évaluation de nouvelle génération, afin de tirer profit des éléments pouvant conférer un pointage supérieur ou une marge préférentielle;  
• une capacité à démontrer une valeur ajoutée adaptée aux objectifs de l’organisme municipal.   

Dans ce contexte, les entreprises qui sauront intégrer une approche stratégique à leur processus de soumission seront mieux positionnées pour tirer profit des opportunités offertes par ce nouveau cadre législatif.  

Que vous souhaitiez revoir votre stratégie de soumission, valider la conformité de vos documents ou mieux comprendre les nouvelles exigences de la LCOM, les avocats et avocates de BCF exerçant en droit des contrats publics et en droit municipal peuvent vous accompagner à chaque étape de vos projets. Communiquez avec Audrey-Anne Béland ou notre équipe Contrats publics et intégrité pour obtenir un accompagnement adapté à votre réalité et optimiser vos démarches de soumission. 

Cet article s'inscrit dans le cadre de notre grand dossier sur les contrats publics, qui rassemble les analyses de nos professionnels et professionnelles afin d'aider les organisations à mieux comprendre les règles encadrant les marchés publics, à anticiper les changements législatifs et à gérer efficacement les risques associés aux processus d'approvisionnement public.