Appels d'offres publics : ce que tout entrepreneur doit savoir avant de soumissionner

L'autorisation de contracter : quels sont les contrats visés et quelle est sa durée? 

Rappelons que l’autorisation de contracter de l'Autorité des marchés publics (AMP) est nécessaire pour certains types de contrats. Le seuil applicable pour tout contrat ou sous-contrat de construction ou de partenariat public-privé (PPP) est de 5 M$. La nécessité de cette autorisation pour un sous-contrat est un élément souvent oublié par les entrepreneurs. 

Pour les contrats ou sous-contrats de services conclus à la suite d'un appel d'offres ou attribué de gré à gré, le seuil est de 1 M$. Avant avril 2024, les seuils étaient différents pour les contrats octroyés par la Ville de Montréal, mais tel n’est désormais plus le cas.  

Ces montants incluent les options pouvant être prévues au contrat, conformément à l'article 21.17 de la Loi sur les contrats des organismes publics (L.c.o.p.). Ainsi, si votre contrat de base est inférieur au seuil, mais que les options prévues le font dépasser, l'autorisation s'impose. 

La validité de l'autorisation était auparavant de cinq ans. Depuis le 2 avril 2026, la durée de l'autorisation est désormais indéterminée. Cela simplifie la gestion administrative. Toutefois, une mise à jour annuelle demeure obligatoire. Assurez-vous de prévoir ce rappel annuel à vos processus pour éviter de perdre votre autorisation de contracter. 

Admissibilité et conformité d'une soumission : quelles différences? 

La règle d’or en matière de soumission publique sera toujours de lire très attentivement les documents d'appel d'offres. Ce sont eux qui donneront la recette à suivre et qui indiqueront les documents et informations obligatoires sous peine de rejet de la soumission.  

Qu'est-ce que l'admissibilité d'une soumission? 

L'admissibilité, se rapporte à la capacité de soumissionner et d'obtenir un contrat. Le non-respect des conditions d’admissibilité prévues aux documents d’appel d’offres entraîne un rejet automatique. 

Parmi les exemples de critères d'admissibilité figurent :  

• l'attestation de Revenu Québec;  
• l'autorisation de contracter de l'AMP;  
• l'absence d'inscription au registre des entreprises non admissibles (RENA);  
• la détention de la licence RBQ. 

Qu'est-ce que la conformité d'une soumission? 

La conformité, quant à elle, est plus nuancée. Selon le cas, une correction peut être permise, mais une non-conformité peut aussi entraîner le rejet automatique de la soumission.  

En effet, en cas d’irrégularité mineure, l’organisme public pourra permettre une correction au soumissionnaire, ce qui ne sera pas le cas pour une irrégularité majeure.  

Dans tous les cas, toute décision de l'organisme public doit respecter le principe d'égalité entre les soumissionnaires. En conséquence, une correction qui serait permise par l’organisme public ne pourra jamais avoir d'effet sur le prix ni sur une exigence de fond de l'appel d'offres. 

 Le rejet d'une soumission : comprendre les irrégularités majeures et mineures 

Quelles irrégularités entraînent le rejet automatique d'une soumission? 

En jurisprudence, les exemples suivants ont été considérés comme des irrégularités majeures entraînant le rejet de la soumission : 

• Le non-respect de l'heure exacte du dépôt de la soumission, même un dépôt en retard de quelques minutes peut être fatal. 
• L'absence de signature sur la soumission ou sur les formulaires requis. 
• L'omission de déclarations exigées, par exemple en matière de lobbyisme. 
• L'absence des garanties financières ou assurances requises. 
• Le défaut de remplir une exigence spécifiquement indiquée comme entraînant le rejet de la soumission. 
• Le défaut de fournir une liste de sous-traitants lorsqu'elle est demandée. 
• Le défaut de tenir compte de tous les addendas publiés. 
• Le défaut de respecter le processus pour faire reconnaître un produit équivalent. 

Quelles irrégularités peuvent être corrigées après le dépôt d'une soumission? 

Heureusement, toutes les imperfections ne sont pas fatales. Vous trouverez ci-après certaines irrégularités que les tribunaux ont jugé être mineures et pour lesquelles une correction pouvait être permise :  

• Selon le libellé des documents d’appel d’offres, le défaut de posséder un équipement au moment de la soumission peut être toléré si cela ne remet pas en question la disponibilité de l'équipement au moment de l'exécution du contrat. 
• Le défaut de respecter une exigence quant à la forme de la soumission peut être considéré comme une irrégularité mineure, en l'absence de clause de rejet automatique. 
• Le fait de présenter une soumission pour une seule des alternatives prévues à l'appel d'offres peut également être accepté si cela était prévu aux documents d’appel d’offres. 
• Le recours à un sous-traitant pour exécuter une partie des prestations peut être permis si l'appel d'offres n'interdit pas la sous-traitance. 

 Autres règles à connaître avant de soumissionner à un appel d'offres public 

Voici quelques autres rappels importants en matière de soumission à un appel d’offres public. 

• Il est interdit de communiquer avec les membres d'un comité de sélection. Il s'agit d'une infraction pénale qui entraîne l'inadmissibilité aux contrats publics (art. 21.4 L.c.o.p.). La règle pratique est simple : ne communiquer qu'avec le responsable de l'appel d'offres indiqué aux documents d'appel d'offres. 
• Lorsqu'un addenda a une influence sur le prix, il doit être communiqué au moins 7 jours avant la date d'ouverture des soumissions; à défaut, cette date doit être reportée. 
• Il existe un processus de plainte en cas d'appel d'offres ciblé, d'abord auprès de l'organisme public, puis dans un second temps auprès de l'AMP (art. 21.0.4 L.c.o.p. et art. 37 de la Loi sur l'Autorité des marchés publics (L.a.m.p.). Une plainte peut aussi être déposée directement à l'AMP relativement au processus d'adjudication (art. 39 et suivants de la L.a.m.p.). 

Besoin d'accompagnement pour un appel d'offres public? 

Chaque appel d’offres public comporte ses propres exigences et particularités. Une analyse préalable peut contribuer à réduire les risques de rejet d’une soumission et à sécuriser votre démarche.

Pour toute question concernant les appels d’offres publics, la conformité d’une soumission ou l’application des règles relatives aux contrats publics, communiquez avec Isabelle Landry ou avec notre équipe Contrats publics et intégrité. Elles sauront vous accompagner à chaque étape du processus.

Cet article s'inscrit dans le cadre de notre grand dossier sur les contrats publics, qui rassemble les analyses de nos professionnels et professionnelles afin d'aider les organisations à mieux comprendre les règles encadrant les marchés publics, à anticiper les changements législatifs et à gérer efficacement les risques associés aux processus d'approvisionnement public.