Des solutions alternatives aux tribunaux judiciaires à ajouter à son coffre à outils

Un enjeu important avec lequel doivent jongler les divers intervenants du domaine de la construction est le temps.

Délai d’exécution des travaux, délai de paiement, début de la période hivernale,... La survenance d’un différend ou d’un litige dans le cadre d’un projet de construction, que ce soit au stade précontractuel, en cours de réalisation ou au stade de la réception de l’ouvrage, nécessite une intervention rapide et efficace, au risque d’accumuler des pénalités de retard importantes, de jongler avec des conditions météorologiques imprévues ou de mettre en jeu la pérennité financière d’une entreprise.

Les ressources judiciaires actuelles n’offrent malheureusement pas l’efficience et la rapidité souhaitée et souhaitable dans un tel contexte. Ainsi, quels sont les outils à la disposition des acteurs du domaine de la construction?

Le présent article se veut une brève présentation d’une procédure extrajudiciaire utilisée par les soussignés au bénéfice de l’un de leurs clients au cours des derniers mois, à savoir le rappel d’offres par un comité spécial du Bureau des Soumissions Déposées du Québec (« BSDQ »). Bien que cette procédure ne soit pas nouvelle, le succès récent retiré de ce recours milite en faveur du rappel de son existence et de son accessibilité aux entrepreneurs généraux du Québec.

Le rappel d’offres décidé par un comité spécial du BSDQ

Dans un communiqué adressé à ses usagers et daté du 16 octobre 2015, le Bureau des Soumissions Déposées du Québec (« BSDQ ») détaille la procédure de rappel d’offres telle que prévue à l’article I-1.1 de son code de soumission (« Code  ») dans les termes suivants :

• Le mandat du comité spécial est d’étudier et de déterminer, à la suite d’une demande faite par un entrepreneur destinataire adjudicataire, si un rappel d’offres doit être autorisé ou non pour le motif que toutes les soumissions reçues sont non conformes, que toutes les soumissions reçues visent des travaux différents et ne peuvent être comparées entre elles, ou que toutes les soumissions reçues par l’entrepreneur destinataire adjudicataire comportent un prix déraisonnable eu égard aux conditions du marché ou aux exigences des documents de soumission.

Le rappel d’offres s’avère pertinent pour tout entrepreneur destinataire adjudicataire qui est signataire de l’engagement prévu à l’article C-2 du Code, qui a pris possession d’au moins deux soumissions et qui ne veut accorder son contrat à aucun des soumissionnaires. 

En effet, si un entrepreneur destinataire adjudicataire fait défaut de respecter son obligation de contracter avec l’un des soumissionnaires lui ayant adressé leur soumission, cet entrepreneur s’expose à des plaintes, amendes et réclamations en dommages. L’avantage du processus de rappel d’offres décidé par un comité spécial réside donc dans le fait qu’il s’agit d’une procédure tout à fait légale et légitime, et donc exempte de sanctions si suivies à la lettre, permettant conséquemment à l’entrepreneur de refuser les soumissions reçues et dont il a pris possession, ce qui n’est pas possible autrement.

Ainsi, par l’entremise du rappel d’offres, l’entrepreneur dispose d’un moyen d’écarter des soumissions dont il a pris possession et qui ne serviraient pas ses meilleurs intérêts et ce dans le respect absolu des règles du BSDQ. Il est à noter toutefois que seule les trois conditions alternatives prévues à l’article I-1.1 du Code peuvent donner ouverture à un rappel d’offres.

La préparation d’une demande de rappel d’offres est simple et peu formaliste. Les seules exigences qu’une telle procédure doit remplir sont les suivantes :

• Être formulée par écrit;
• Indiquer en quoi les soumissions que l’entrepreneur a reçues sont non conformes, non comparables ou comportent un prix déraisonnable;
• Être accompagnée des documents pertinents, notamment les plans et devis, les addendas ainsi que les soumissions reçues; et
• Être jointe d’un chèque de 1 000 $ ou de 3 000 $, selon le motif justifiant la demande de rappels d’offres.

Quelles sont les étapes préalables à l’obtention d’une décision du comité spécial du BSDQ? 

Le traitement d’une demande de rappel d’offres par le comité spécial du BSDQ requiert l’accomplissement des étapes suivantes :

• 1. L’envoi d’une demande de rappel d’offres, des documents qui l’accompagnent et du chèque libellé à l’ordre du BSDQ au montant requis;
• 2. La formation du comité spécial, composé de trois entrepreneurs engagés au BSDQ, dont un entrepreneur destinataire et un entrepreneur de la spécialité concernée. Ces trois entrepreneurs, qui se doivent d’être totalement désintéressés du projet en cause, sont désignés par le directeur général du BSDQ lui-même, ou par son représentant;
• 3. Le traitement de la demande par le comité spécial, auquel siège également le directeur du BSDQ, en sus des trois entrepreneurs désignés, ainsi que par des consultants retenus par le comité spécial au besoin. Toutefois, seuls les trois entrepreneurs bénéficient du droit de vote; et
• 4. La réception de la décision du comité spécial.

Il est à noter que le rappel d’offres sera refusé lorsque qu’il y a unanimité au sein du comité quant à la conformité, la comparabilité ou la raisonnabilité du prix d’au moins une des soumissions. Dans le cas contraire, en présence d’opinions divergentes parmi les membres du comité, le rappel d’offres sera autorisé et le chèque joint à la demande sera retourné à l’entrepreneur ayant présenté la demande de rappel d’offres.

L’un des clients du cabinet BCF Avocats d’affaires, à savoir une entreprise de construction œuvrant à titre d’entrepreneur général, a eu recours avec succès à cette procédure de rappel d’offres aux motifs que les soumissions reçues et dont il a pris possession en lien avec la spécialité de « Béton préfabriqué » s’avéraient toutes non conformes. Alors que la demande de rappel d’offres a été transmise au BSDQ le 13 mars 2023, ledit client a obtenu la décision du comité spécial du BSDQ, laquelle confirmait la non-conformité des soumissions et autorisait le rappel d’offres, le 5 avril 2023.

Ainsi, cette décision favorable rendue par le comité spécial du BSDQ est un exemple concret d’un outil à la disposition des entrepreneurs généraux pour l’obtention rapide de solutions aux problèmes pouvant survenir dans le cadre d’un projet de construction, le processus complet ayant duré au total moins d’un mois et s’étant soldé par un succès. En outre, il ne faut pas passer sous silence le modeste coût de cette procédure en comparaison aux coûts découlant d’un recours aux tribunaux judiciaires ou aux sommes payables à l’issue de l’imposition d’amendes en cas de non-respect des règles du Code.

Pour conclure, bien que les opinions concernant le BSDQ puissent diverger et qu’une potentielle réforme de celui-ci soit sur la table, la mise en place d’outils et de ressources accessibles, simples, rapides et à faible coût tel que le rappel d’offres par un comité spécial du BSDQ est une manifestation claire des intentions du législateur québécois de mettre à la disposition des intervenants du domaine de la construction des solutions concrètes et adaptées à leur réalité. Ainsi, afin d’éviter de s’exposer à des amendes, des pénalités ou toute autre sanction contractuelle ou réglementaire, il serait à l’avantage des intervenants du domaine de la construction d’utiliser tous les outils qui se trouvent dans leur coffre.

Par ailleurs, ces intentions du législateur québécois ressortent également, entre autres, de l’adoption au printemps 2022 du « Projet de loi n° 12 », à savoir la Loi visant principalement à promouvoir l’achat québécois et responsable par les organismes publics, à renforcer le régime d’intégrité des entreprises et à accroître les pouvoirs de l’Autorité des marchés publics, cette loi traduisant le succès connu par le Projet pilote visant à faciliter le paiement aux entreprises parties à des contrats publics de travaux de construction ainsi qu’aux sous-contrats qui y sont liés en une modification à la Loi sur les contrats des organismes publics.

Pour toute question, n’hésitez pas à contacter notre équipe de litige en construction, qui se fera un plaisir d’y répondre.