Ce site Web utilise des cookies. En continuant à utiliser ce site Web, vous acceptez que nous utilisions des cookies comme décrit dans notre politique de confidentialité.

Gestionnaire aux services de soutien juridique

BCF est présentement à la recherche d’un(e) Gestionnaire aux services de soutien juridique.

La personne relèvera de la Directrice Talent et Ressources humaines et sera responsable de la gestion des équipes du Centre administratif de production de documents (CAP) et travaillera en étroite collaboration avec les adjoint(e)s juridiques des différents secteurs de droit afin d’atteindre les objectifs organisationnels.

Fonctions principales

  • Superviser toutes les demandes acheminées au CAP et agir à titre de point de liaison pour les questions provenant des professionnels ou adjoint(e)s;
  • Superviser les opérations quotidiennes de l’équipe du CAP et gérer de manière proactive la prestation de service en établissant les priorités et coordonnant les horaires de travail des membres de l’équipe;
  • Assurer la coordination des services de support offerts aux adjoint(e)s (réservistes, CAP, commis);
  • Recueillir des commentaires et des suggestions auprès des usagers du CAP en vue de définir et recommander les méthodes pour améliorer la productivité et la qualité des services;
  • Participer au processus de gestion de performance annuel du CAP et des adjoint(e)s;
  • Travailler avec l’ensemble des adjoint(e)s dans l’amélioration des outils et des processus;
  • Effectuer des tournées régulières sur les étages, discuter avec les adjoint(e)s et être au fait des dossiers d’envergure en cours de manière à anticiper et planifier les besoins de main d’œuvre;
  • Gérer les jumelages entre professionnels et adjoint(e)s et effectuer les suivis auprès des professionnels;
  • Veiller au maintien du niveau de service offert aux clients pendant les périodes de vacances, à l’aide des coordonnateur(rice)s d’équipe d’adjoint(e)s;
  • Effectuer des rencontres trimestrielles avec les adjoint(e)s afin de les tenir informé(e)s sur divers sujets (projets, changements organisationnels, etc.);
  • Agir comme un agent de changement positif;
  • Analyser et développer des méthodes de travail efficaces pour le personnel, émettre des suggestions d’amélioration et d’uniformisation des pratiques et coordonner la mise en place de ces pratiques;
  • Être le premier point de contact en cas de gestion de conflits, participer à l’analyse de l’enjeu et soumettre des suggestions. Le cas échéant, effectuer les interventions requises en cas d’écart de rendement et/ou de comportement et collaborer à la documentation des dossiers de gestion;
  • Participer à la mise en place de programmes et projets favorisant l’amélioration du rendement et de la mobilisation (programme de reconnaissance, avantages sociaux, etc.);
  • Identifier les besoins au niveau du développement professionnel des adjoint(e)s (formation continue, webinaires, coaching, mentorat, etc.) et mettre en place les différents programmes choisis;
  • Participer au processus de dotation et de planification de l’accueil et l’intégration des adjoint(e)s; et
  • Toutes autres tâches connexes.

RÉSULTATS VISÉS

  • Clients internes et externes bien desservis (livrables de qualité et dans les délais);
  • Charge de travail répartie adéquatement et organisation optimale du travail;
  • Taux d’occupation des adjoint(e)s optimal, autant pour le cabinet que pour les adjoint(e)s; et
  • Les ressources sous sa responsabilité sont engagées, mobilisées et performantes.

Exigences

  • Diplôme de niveau collégial en bureautique, secrétariat ou toute expérience pertinente;
  • Un minimum de 10 ans d’expérience dans un rôle similaire, préférablement dans un milieu juridique ou professionnel;
  • Détenir de l’expérience en tant que gestionnaire est requis;
  • Bilinguisme anglais/français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Pouvoir créer des liens de confiance durables rapidement, tant avec les adjoint(e)s qu’avec les professionnels;
  • Avoir développé de fortes habiletés de communication
  • Faire preuve de diplomatie, de tact et de bon jugement;
  • Avoir la capacité à rallier les gens autour d’une mission commune;
  • Faire preuve de courage managérial;
  • Fortes aptitudes en résolution de problème; et
  • Gérer les priorités et avoir un sens de l’organisation développé afin d’être en mesure de gérer plusieurs dossiers simultanément.

Le défi vous intéresse? Saisissez cette occasion de carrière exceptionnelle!

Toute candidature sera traitée de façon confidentielle. Seuls les candidats présentant le profil recherché seront appelés en entrevue.